Wiele razy mieliśmy okazję usłyszeć o konferencjach, które zostały zorganizowane w różnych miejscach. Ludzie, którzy są odpowiedzialne za organizację konferencji i ludzie, którzy w konferencjach biorą udział mają świadomość tego w jaki sposób to wszystko powinno wyglądać. Dlatego tak ważne jest żeby w miejscowości, w której ma odbyć się konferencja znaleźć odpowiednią, co do warunków salę konferencyjną. Jeśli chodzi o sale konferencyjne Kraków na pewno miło nas zaskoczy w tym aspekcie. Bo w stolicy Małopolski jest wiele różnego rodzaju sal tego typu.
Po pierwsze sale konferencyjne w tym mieście mają różne wielkości, każda jest odpowiednio wyposażona i są rozlokowane w całym mieście. Tak, więc przy wybieraniu sali konferencyjnej dużo zależy do rodzaju konferencji i od ilości osób, które będą na taką konferencję zaproszone. Jeżeli jest to jednodniowa konferencja, to organizatorzy muszą zadbać tylko o świetną lokalizację sali na konferencję, ale jeśli wychodzi na to, że to konferencja , która trwa więcej niż jeden dzień, to jedynie sala konferencyjna to nie wszystko.
Powinniśmy zacząć myśleć o jedzeniu, noclegu, a wtedy zamiast sali konferencyjnej sensowniej zacząć szukać w Krakowie lub pod tym miastem jakiegoś właściwego ośrodka konferencyjnego. Co istotne trzeba to zrobić z pewnym wyprzedzeniem, bo Kraków to miasto, gdzie ciągle się coś dzieje, więc z datami wynajęcia sal i ośrodków konferencyjnych nie w każdym momencie będzie łatwo. Ośrodki konferencyjne w Polsce (zobacz pełną bazę). W Polsce w każdym większym mieście jest parę sal konferencyjnych, które można wynająć i są też ośrodki konferencyjne, które świetnie sprawdzają się, gdy konferencja ma potrwać więcej niż jeden dzień.
Tego rodzaju zjazdy konferencyjne powinny być przemyślane we wszystkich szczegółach, ale dzięki temu, że mamy ośrodki konferencyjne większa część całego wymyślania nam odpada. Musimy zająć się tylko rezerwacją terminu w określonym ośrodku, sprawdzeniem czy wszystko w nim faktycznie prezentuje się tak jak trzeba, czy sale konferencyjne są odpowiednich rozmiarów i czy są dobrze wyposażone. Dodatkowo musimy sprawdzić na ile osób przewidziane są noclegi (sprawdź tutaj noclegi krosno) i jak wygląda oferta dotycząca jedzenia. Później musimy tylko wysłać zaproszenia wszystkim prelegentom i słuchaczom i spróbować zrobić wszystko by klimat całej konferencji okazał się w porządku.