Dla większości firm kluczową sprawą są dane, od nich w praktyce może zależeć ich dalsze funkcjonowanie. Niekiedy słychać o zdarzeniach, gdy ktoś trzymał całą firmową wiedzę na jednym komputerze, i jeżeli ten komputer został ukradziony czy uszkodzony, to nagle znajdował się w punkcie wyjścia. Z tego też powodu w trosce o minimalne bezpieczeństwo swoich danych, nie tylko firmowych, ale również prywatnych, należy je systematycznie kopiować.

Metod i sposobów jest na to mnóstwo, tak naprawdę najistotniejsza jest w tym wszystkim systematyczność i regularność. Ostatnio jest kolejna możliwość, mianowicie archiwizowanie danych w tak zwanej chmurze. Ta właśnie tematyka jest bardzo modna w ostatnich latach, bo też i największe światowe firmy inwestują w nią bardzo mocno, a tym samym będzie im zależeć na jej upowszechnieniu. I jak każda nowa rzecz, ma grono gorących zwolenników, dla których takie pomysły są najwydajniejsze i najlepsze, ale też grupę przeciwników, którzy krytykują takie rozwiązania w każdym momencie.

A przecież prawda, jak w większości takich przypadków, leży pośrodku, bo trzymanie danych w chmurach może rzeczywiście dać sporo korzyści, lecz jedynie wówczas jak się będzie z tego korzystać rozsądnie i zgodnie z potrzebami. Dla wielu firm pliki w chmurze to idealna sposobność do tego, żeby w elastyczny sposób zarządzać danymi i posiadać do nich dużo bardziej wygodny dostęp (warto przechowywać pliki w chmurze). Posiadanie plików na lokalnych dyskach rodzi dużo problemów, przykładowo w czasie spotkań z klientami.

Jeśli te same pliki zostaną umieszczone w chmurze, to wystarczy posiadać możliwość dostępu do internetu i można z nich korzystać w dowolnym miejscu. Dużym plusem jest także możliwość ich współdzielenia, dzięki temu nad jednym projektem może pracować kilka osób i nie muszą one bez przerwy wymieniać ze sobą plików na jakiś nośnikach. Mimo tego, że chmury teoretycznie będą bardzo bezpieczne, to nie powinno im się jednak całkowicie ufać. Wiele osób zaleca, aby ważne dla firmy informacje trzymane jednak były lokalnie, warto także zadbać o to, żeby jednak systematycznie wszystko archiwizować.